Se tromper dans le choix d'un logiciel de
gestion de maintenance assistée par ordinateur (ou
GMAO) peut avoir de graves conséquences pour une entreprise. Il s'agit en effet d'un élément central pour son bon pilotage. Il existe de nombreuses solutions et il est souvent délicat de déterminer celle qui vous conviendra le mieux. Voici donc quelques informations qui vous permettront de mieux faire votre sélection.
De quoi s'agit-il ?
Une
application de gestion de maintenance va faciliter le suivi du parc de machines d'une entreprise. Elles nécessitent en effet un entretien régulier afin d'assurer le plus longtemps possible leurs missions. Pour cela, il est primordial d'effectuer une gestion des stocks de pièces, une
planification des interventions, le respect des normes ou réglementations et l’établissement des statistiques issues du terrain. Elle doit de plus pouvoir facilement s'adapter en fonction de l'évolution de votre entreprise. Cette gestion a absolument besoin d’être minutieuse. Aucune société digne de ce nom ne pourra en effet se contenter de la faire via de simples fichiers Excel !
Afin d'illustrer le propos, vous pourrez
voir ici l'exemple d'une application web de
maintenance assistée par ordinateur. Il s'agit d'une solution innovante, performante et haut de
gamme de maintenance par ordinateur, couvrant également la partie management et les flux internes de l'entreprise grâce au travail collaboratif.
Analyser vos besoins
Pour choisir votre logiciel de
maintenance assistée, il convient tout d'abord de procéder à un état des lieux de votre infrastructure actuelle et des évolutions dont vous avez besoin. Vous définirez ensuite vos priorités afin d'ajuster en fonction de votre budget. En effet,
la planification des interventions de maintenance reste une fonctionnalité essentielle en comparaison avec une version smartphone de l'application par exemple.
Vous avez également la possibilité d'opter pour un logiciel libre. Il s'agit d'une solution ne nécessitant pas le paiement d'une licence. Certaines d'entre elles évoluent constamment en raison du soutien d'une forte communauté de développeurs en provenance du monde entier. Pour être pleinement opérationnels, les logiciels libres ont besoin d'une forte implication du service informatique de l'entreprise. Dans ces conditions, ils se révèlent alors plus performants et moins coûteux que les solutions propriétaires.
Solution logicielle ou cloud ?
Pour les plus petites entreprises, il peut être délicat de supporter le poids d'un logiciel installé sur ses propres serveurs. Ces derniers ont besoin d'être performants et nécessitent une attention maximale pour une disponibilité permanente. L'infrastructure devra également être suffisamment sécurisée afin d'autoriser la mise en place d'applications de pilotage mobile, même non connectées au réseau de l'entreprise. Il convient en effet d'écarter tout risque de piratage ou de vol de données qui pourrait nuire à l'entreprise. Enfin, le système de sauvegarde devra assurer la protection des données et leur restauration en cas de casse ou de panne matérielles.
Avec les solutions Cloud, tout l'infrastructure est hébergée sur des serveurs distants. Il s'agit de machines surdimensionnées offrant un haut niveau de performance contre un modeste abonnement mensuel, le plus souvent variable en fonction du nombre de postes ou d'utilisateurs connectés. Tous les services associés (sauvegarde, mise à jour logicielle, traitement des failles de sécurité...) sont de plus compris dans cette mensualité. Pour accéder à l'application, l'entreprise n'aura finalement besoin que d'une simple connexion internet et d'un navigateur web. Aucune installation sur les ordinateurs ne sera utile. Le cloud se montre donc particulièrement bien adapté pour les entreprises ne disposant pas d'un service informatique.
Les services annexes
Pour terminer le processus de sélection de votre solution de maintenance numérique, vous allez vous intéresser aux services annexes proposés par les logiciels hors Cloud. Enfin, ils représentent un lourd poids (tant sur le plan de la mise en place que financier) s’ils ne sont pas pris en charge par le fournisseur. Certains d'entre eux proposent donc un accompagnement maximal à leurs clients pour se différencier de leurs concurrents.
Vous pourrez ainsi profiter d'une installation gratuite, d'une formation pour chaque type d'utilisateur et pour les administrateurs ou encore d'une mise à jour régulière de la solution et du système de sécurité. Ne sous-estimez non plus l'importance d'un service d'assistance efficace et joignable à toute heure du jour et de la nuit. Enfin, privilégiez les fournisseurs qui se proposeront de reprendre vos anciennes données gratuitement. Il s'agit en effet d'un travail très technique, demandant une parfaite connaissance des systèmes de base de données. Dans le cas contraire, vous devrez trouver un prestataire ou réaliser cette tâche en interne, si vous disposez des ressources compétentes en la matière évidemment.
