L’optimisation de la gestion des appels entrants de votre entreprise découle du système de téléphonie que votre entreprise possède. Si elle utilise un PABX qui est un système traditionnel, l’optimisation de la gestion de ces appels téléphoniques restera dans la mesure du possible mais sera plus difficile. Par contre, si votre entreprise utilise le système IP, la gestion sera plus simplifiée. Vous pouvez profiter des services téléphoniques de votre entreprise avec des logiciels dédiés qui transforment votre ordinateur de bureau ou portable en téléphone. Vous pouvez alors recevoir ou passer des appels avec votre ordinateur et vous pouvez avoir une meilleure gestion téléphonique. Ce système offre beaucoup d’avantages comme le fait que vous pouvez facilement faire du télétravail. Utilisez des équipements adéquats pour une meilleure qualité des appels.
Utiliser un logiciel de gestion des appels téléphoniques
Que vous êtes au bureau ou non, vous pouvez toujours réaliser votre travail facilement à distance. L’utilisation d’un Logiciel gestion des appels téléphoniques vous bénéficie d’une meilleure souplesse. Vous pouvez ainsi optimiser la gestion des appels entrants de l’entreprise. Vous n’avez besoin que l’accès à Internet, l’une ligne de téléphone et d’un ordinateur. Votre standard téléphonique a même la possibilité de se transformer en centre pour recevoir ou passer des appels. Cette solution vous offre des avantages comme le fait que du dispatch des appels lorsqu’ils sont en attente, vous pouvez aussi recevoir des statistiques en temps réel ou la possibilité de coupler le système avec un CRM. Lorsque vous êtes en télétravail, vous garderez toujours le professionnalisme de l’entreprise. Si vous en cherchez un pour votre entreprise, vous pouvez cliquer sur Logiciel gestion des appels téléphoniques
Rediriger les appels téléphoniques en dehors des horaires d’ouverture
Des fois, il se peut que les clients appellent en dehors des horaires d’ouverture de l’entreprise. L’accueil par téléphone est le premier contact avec le client et ne doit jamais être mis à la légère, donc il doit rester performant même en dehors des heures de travail. La solution est alors de posséder un SVI (Serveur Vocal Interactif). Il permet de rediriger l’appel entrant d’un client en fonction de leurs besoins. Ils peuvent par exemple être redirigés vers l’un de vos collaborateurs. Le serveur vocal interactif s’occupe totalement de la prise en charge des appels en dehors des horaires d’ouverture.
Le routage des appels entrants
Pour avoir une meilleure gestion des appels entrants, procéder au routage des appelants est une bonne idée. Le système de gestion d’appel entrant et sortant peut rediriger le client selon le numéro qu’il a composé. Aussi, il est possible de le rediriger vers le collaborateur le plus proche de chez lui en utilisant la reconnaissance géographique. Lorsque vous gérez automatiquement les appels entrants, vous aurez un gain de temps considérable.